Apabila kita memasuki suatu wilayah negara secara darat, laut / udara, kita diwajibkan melewati customs clearance, dimana barang masuk tersebut akan melewati tahapan – tahapan proses pemeriksaan terlebih dahulu sesuai ketentuan yang ditetapkan di setiap Negara.
Adalah tahapan / proses penyelesaian dan pengurusan berbagai dokumen administrasi, biaya pajak dan hal terkait dalam proses ekspor dan import barang sampai dengan tahap dikeluarkannya Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk barang terkait oleh Customs setempat.
Di Indonesia istilah ini sangat umum digunakan dalam bidang ekspor import. Prosedur administrasi barang yang akan diterima dari luar negri juga melewati tahapan proses yang sangat ketat di Bea Cukai. Dan wajib dipatuhi oleh para importir.
1. Persiapan
Sebelum melakukan import dari luar negeri bisa dipastikan untuk harus berkoordinasi dengan bagian purchasing yang membeli produk tersebut. Jika menggunakan jasa Forwarder Anda bisa melepaskan segala kebutuhan keperluan import kepada pihak Forwarder.
2. Laporan
Setelah pihak eksportir memastikan barang akan dikirim, maka harus menanyakan dahulu kepada pihak pengirim perihal perkiraaan waktu kedatangan barang tersebut di pelabuhan. Eksportir biasanya juga melakukan pengiriman berkas berkas. Di dokumen ini kita bisa melihat estimasi kedatangan, kuantitas barang yang dikirim, Jenis via pengiriman, packaging dan informasi lainnya yang diperlukan di Negara penerima barang.
3. Koordinasi dengan Bea Cukai
Setelah kita mendapatkan informasi lengkap dari pihak eksportir, selanjutnya lakukanlah koordinasi dengan pihak Forwarder dan pihak Forwarder akan berkoordinasi lanjut dengan Bea Cukai untuk memberitahukan perkiraan waktu kedatangan barang yang akan di import. Dalam hal ini mungkin pihak Bea Cukai akan segera melakukan persiapan untuk menentukan di blok mana kiriman tersebut akan di bongkar dan akan diperiksa.
4. Koordinasi dengan Forwarder
Jika perusahaan anda bukan perusahaan logistik, segeralah kita berkoordinasi dengan pihak Forwarder untuk memakai jasa pengangkutan barang dari pelabuhan ke tempat perusahaan kita berada. Dalam hal ini pengangkutan barang dilakukan setelah dilakukan pengecekan secara detail dari Bea Cukai dan biasanya pihak Forwarder yang akan berkoordinasi dengan pihak Bea Cukai.
5. Pengecekan Dokumen
Setelah barang tiba, pihak Forwarder akan melakukan proses pengecekan bersama pihak Bea Cukai, untuk menentukan kriteria barang tersebut, apakah semuanya telah sesuai dengan dokumen pelengkap lainya atau tidak. Jika belum lengkap / belum sesuai maka akan membutuhkan waktu tambahan lagi dan dapat dikenakan denda yang jumlahnya tidak sedikit oleh Pihak Bea Cukai.
6. Gudang Penyimpanan
Setelah melakukan pengecekan, jika sudah lengkap dan sesuai tentunya harus segera ditindak lanjuti oleh Forwarder ke perusahaan penerima barang tersebut karena jika tidak, barang akan disimpan di pelabuhan atas nama Bea Cukai dan kita wajib membayar biaya yang tidak sedikit untuk storage/gudang (penyimpanan). Maka dari itu kinerja yang cepat dan teliti sangat dibutuhkan dalam penyedia jasa customs clearence.
7. Pengambilan Barang
Setelah semua dokumen telah selesai dan mendapat persetujuan pengeluaran barang oleh Bea Cukai maka kita harus segera berkoordinasi dengan pihak Forwarder yang telah kita tentukan sebelumnya. Terkait dengan kapan perkiraan barang akan sampai ke tempat yang telah kita tentukan.